© Mathias Albrecht / 29.04.2002
Die Aufgabenanalyse und
-synthese
Was ist eine Aufgabe?
Die auf längere Dauer wirksame
Aufforderung an Menschen (auch Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung),
bestimmte Handlungen vorzunehmen, wird Aufgabe genannt.
Ein Beispiel: Der Auszubildende hat die Aufgabe,
dass Ausbildungsziel zu erreichen. Dieses Ziel hat er in der Regel in drei
Jahren zu verwirklichen.
Eine Klausuraufgabe wird nicht auf Dauer, sondern
nur einmal gelöst und unterscheidet sich somit vom o. g. Aufgabenbegriff.
Was ist nun unter Aufgabenanalyse zu
verstehen?
In der Aufgabenanalyse werden die Gesamtaufgaben
einer Verwaltung (eines Unternehmens) analysiert, in Teilaufgaben
zerlegt und gegliedert.
Die Gliederung der Aufgaben kann nach folgenden
Merkmalen vorgenommen werden:
1. Verrichtungen der zu erfüllenden Aufgabe
(Verrichtungsprinzip)
2. Objekte der zu erfüllenden Aufgabe
(Objektprinzip)
3. die zeitliche Anordnung eine Aufgabe (Phasen)
4. der Rang einer Aufgabe (Rangstufen)
5. Zweckbeziehung der Aufgabe zum verfolgten Ziel
-> 1. Aufgabenanalyse nach dem Kriterium
"Verrichtung"
Die Aufgabe wird in die einzelnen, zu ihrer
Erfüllung notwendigen Verrichtungen zerlegt. Beispielsweise muss transportiert,
montiert, verpackt gelagert werden. Die Teilverrichtungen können jeweils
unabhängig oder abhängig voneinander sein.
Vorteil: weiter gehende Spezialisierung
und schnellere Aufgabenerledigung
Nachteil: Gleichförmigkeit der
Tätigkeiten, Demotivation der Mitarbeiter
-> 2. Aufgabenanalyse nach dem Kriterium
"Objekt"
Die Aufgabe wird gegliedert nach den einzelnen
Objekten, an denen sie erfolgt. Beispielsweise müssen Teilaufgaben am
Rohmaterial, am Zwischenprodukten und an Einbauteilen ausgeführt werde. Auch
Objekte können abhängig oder unabhängig voneinander sein.
Vorteile: umfassende Kenntnisse und
Fertigkeiten der Mitarbeiter, motivierende Arbeitsplätze
Nachteil: geringe
Bearbeitungsgeschwindigkeit, gut eingearbeitete Mitarbeiter kaum ersetzbar
-> 3. Aufgabenanalyse nach dem Kriterium
"Phase"
Jede Aufgabe wird in den Phasen Planung,
Durchführung und Kontrolle durchgeführt. Die Teilaufgaben werden diesen drei
Kategorien zugeordnet.
-> 4. Aufgabenanalyse nach dem Kriterium
"Rangstufe"
Dieses Gliederungsmerkmal unterscheidet sich bei
einer Aufgabe zwischen Entscheidung und Ausführung. Jeder Ausführung geht einer
Entscheidung voraus.
Probleme bei der Aufgabenzerlegung
- Schwankungen der Bedingungen während der
Aufgabenerfüllung
- Wandel der Aufgaben im Zeitablauf
- wechselseitige Abhängigkeiten (sog.
Interdependenzen) der Aufgaben -> keine eindeutige
Abgrenzung
voneinander
- erheblicher Zeitaufwand der Aufgabenzerlegung
Lösungsversuch: Prozessanalysen
Prozess: ungeteilte Abfolge von objektbezogenen
Verrichtungen
Danach kommt die Aufgabensynthese
Aufgabensynthese ist die Zusammenfassung
der Teilaufgaben zu Aufgabenkomplexen für die Bildung von Abteilungen
(Organisationseinheiten) und Stellen. Stellen sind als die kleinsten
Einheiten die Grundelemente der organisatorischen Struktur.
Das Ergebnis der Aufgabensynthese ist der
Stellenplan.
Diese Synthese erfolgt nach dem Verrichtungs-
oder Objektprinzip. Die meisten Behörden arbeiten nach einem Mischprinzip, unter
der Behördenleitung kommen zwei verschiedene Arten von
Organisationseinheiten vor:
-> 1. Spartenorganisation (auch Objekt- oder
Produktzentralisation)
erbringen Leistungen (Produkte) direkt für
Einwohner und Kunden, alle Verrichtungen zu einem Objekt werden zu einem
Aufgabenkomplex zusammengefasst
-> 2. Funktionsorganisation
Verrichtungsspezialisten erfüllen Aufgaben, die
andere Organisationseinheiten unterstützen, gleichartige Verrichtungen werden zu
Aufgabenkomplexe zusammengefasst
Diese Trennung stellt auch eine Trennung in eine
zentrale und dezentrale Ebene dar.
Zentrale Ebene: in Verwaltungen sog. "Querschnittsämter"
Vorteile: Rationalisierung, Kostenvorteile
Nachteile: Bürokratie, lange
Verwaltungswege, schlechte Motivation
Dezentrale Ebene: in Verwaltungen sog. "Fachämter"
Vorteile: höhere Motivation, schnellere
Entscheidungen, bessere Qualität der Entscheidungen
Nachteile: Kompetenzstreitigkeiten
Quelle: Verwaltungsbetriebswirtschaft, Dettmar/Hausmann,
Verlag Gehlen
IBIM -Planung und Organisation (Internetpuplikation)
